Việc tận dụng sức mạnh công nghệ tự động hóa để tự động xử lý hàng trăm nghìn hóa đơn giúp kế toán doanh nghiệp hoàn thành công việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng, trong đó có Expertis.
Thử thách chuyển đổi từ thủ công sang tự động hóa
Công ty trách nhiệm hữu hạn Kiểm toán và Tư vấn Expertis được thành lập vào năm 2003 tại TPHCM, tập trung cung cấp các dịch vụ kế toán, kiểm toán, thuế, bảo hiểm và tiền lương. Tại Expertis, đội ngũ kế toán phải xử lý khoảng 3.000 hóa đơn đầu vào mỗi tháng, tương đương gần 40.000 hóa đơn mỗi năm. Thông thường, một nhân viên kế toán sẽ mất khoảng 15 phút (thời gian sẽ dài hơn nếu đó là hóa đơn hàng hóa) để hoàn thành quy trình 3 bước thu thập hóa đơn, đọc và tra cứu hóa đơn, nhập liệu hóa đơn.
Trước khi sử dụng UBot Invoice, quy trình làm việc thủ công và phức tạp tại bộ phận Kế toán - Thuế là một điểm nghẽn lớn, khiến cho năng suất làm việc giảm đáng kể. Đại diện Expertis cho biết, nếu không được giải quyết sớm và triệt để, mỗi năm công ty sẽ tốn hàng vạn giờ làm việc, đồng thời cần tiêu tốn một lượng tài nguyên lưu trữ và chi phí khổng lồ.
"Đã có lúc nhân viên bên mình vì quá bận rộn nên không thể tra cứu thông tin nhà cung cấp trên tất cả các hóa đơn, sau đó mới phát hiện công ty đó đã ngừng hoạt động. Đây là sai sót không mong muốn nhưng khó lòng tránh được, vì số lượng hóa đơn quá nhiều mà nhân sự lại làm thủ công hoàn toàn", anh Võ Nguyên Bảo Khang, Trưởng bộ phận Kế toán - Thuế của Expertis chia sẻ.
Theo đại diện Expertis, UBot Invoice đáp ứng 90% nhu cầu xử lý và lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp (Ảnh cắt từ video).
Phá bỏ định kiến "nghiệp vụ kế toán phải chậm thì mới chắc"
Chị Lê Phạm Hạnh Nguyên, Giám đốc cấp cao của Công ty trách nhiệm hữu hạn Kiểm toán và Tư vấn Expertis chia sẻ rằng, việc ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa nghiệp vụ tại tất cả các bộ phận và tạo nên trải nghiệm tốt cho các nhân viên luôn nằm trong định hướng phát triển của công ty. Expertis quyết định sử dụng UBot Invoice, giải pháp xử lý hóa đơn tự động từ akaBot - FPT Software, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí nhanh - chính xác - dễ triển khai - dễ sử dụng.
Anh Võ Bảo Nguyên Khang cho biết: "Việc sử dụng UBot Invoice giúp chúng tôi tăng tốc độ xử lý và lưu trữ dữ liệu tập trung hơn. Ngoài ra, UBot có một số ưu điểm, như áp dụng công nghệ AI vào xử lý dữ liệu, tăng độ tin cậy và an toàn dữ liệu".
Theo thống kê với hơn 1.000 doanh nghiệp đã sử dụng UBot invoice của akaBot - FPT Software, nhờ công nghệ tự động hóa, giải pháp này đáp ứng được 90% nhu cầu xử lý và lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp, thời gian dành cho việc xử lý dữ liệu được tiết kiệm 60%. Điều này giúp các công ty cắt giảm được một khoản chi phí nội bộ lớn, giảm nhẹ gánh nặng cho bộ phận kế toán, giúp công ty có thêm thời gian mở rộng quy mô khách hàng.
Từng bước hướng tới chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp
Đại diện Expertis khẳng định, chuyển đổi số là mục tiêu rất phù hợp với định hướng phát triển của công ty, phù hợp với sự phát triển mạnh mẽ trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, là sự kết hợp với năng lực chuyên môn cao của các chuyên gia giàu kinh nghiệm. Expertis đưa các ứng dụng công nghệ phù hợp vào từng bộ phận, từng khâu vận hành, từng quy trình trong doanh nghiệp.
Thực tế, số lượng các công ty Việt Nam áp dụng hiệu quả công nghệ vào việc tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ còn hạn chế. Cùng với sự đồng hành của phần mềm UBot Invoice, đại diện Expertis đánh giá công ty đã đặt những bước chân đầu tiên trên hành trình chuyển đổi số, tiết kiệm chi phí vận hành nội bộ, nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp đến các khách hàng và đối tác. Từ đó, đưa công ty trở thành một trong những doanh nghiệp kế toán tiên phong trong cuộc cách mạng số hóa.
"Câu chuyện thành công từ Expertise là minh chứng cho định hướng đúng đắn về ứng dụng chuyển đổi số tại các doanh nghiệp Việt Nam. Bắt đầu chuyển đổi số từ những việc nhỏ, có thể thực hiện ngay lập tức, tại một phòng ban, để giải quyết một vấn đề cụ thể, sau đó tiến hành đánh giá, kiểm tra và mở rộng ra quy mô toàn công ty, toàn tập đoàn. Nhờ đó, chuyển đổi số không còn là câu chuyện của tương lai mà có thể thực hiện ngay, giúp tối ưu vận hành và nâng tầm doanh nghiệp Việt", đại diện akaBot - FPT Software nhận định.
Tính đến thời điểm hiện tại, UBot vẫn đang tiếp tục phát triển các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ dành cho bộ máy vận hành của các doanh nghiệp với những thành tích ghi nhận được ấn tượng, tiết kiệm 80% thời gian và công sức đồng thời tăng độ chính xác của tác vụ lên 100%. Nhận được sự tin tưởng của hơn 1.000 khách hàng, đội ngũ phát triển hệ sinh thái UBot cam kết luôn sáng tạo, thay đổi không ngừng để mang đến những sản phẩm tạo ra giá trị kinh doanh thực tế cho các đối tác. Đơn vị hướng tới khép vòng tự động hóa toàn diện cho phòng tài chính - kế toán trong năm 2022.